Site Document Controller

Overview

¿Quieres unirte a un líder en energía renovable que busca activamente ingresar temprano a nuevos mercados a nivel mundial? Desde su fundación en 2007, Scatec ha adquirido un amplio conocimiento y experiencia en el desarrollo, construcción y operación de plantas de energía solar, eólica e hidroeléctrica, así como soluciones de almacenamiento. Impulsados por los valores de nuestra empresa y una fuerza laboral global competente, nuestro objetivo es ofrecer energía renovable competitiva y sostenible en todo el mundo; proteger nuestro entorno y mejorar la calidad de vida mediante la integración innovadora de la tecnología; y generar valor para los accionistas. Estamos presentes en cuatro continentes y nuestra sede se encuentra en Oslo, Noruega.

Objetivo principal del puesto

Actualmente estamos buscando un Analista de Control de Documentos , para formar parte de nuestro equipo global trabajando juntos hacia nuestra visión: Mejorar nuestro futuro. Como Analista de Control de Documentos, asistirás en todos los aspectos relacionados con la documentación del proyecto en el país. 

Responsabilidades principales

• Crear todos los perfiles de documentos adicionales para documentos internos según las instrucciones del Controlador de Documentos del Proyecto.
• Crear todos los perfiles de documentos según los SMDL y devolver los números de documentos del proyecto (DocID) a los contratistas.
• Cargar todos los entregables documentales recibidos por transmisión.
• Verificar y editar documentos para asegurar precisión y cumplimiento.
• Enviar documentación en flujo de trabajo según la matriz de distribución del proyecto y controlar el flujo de documentos dentro y fuera del departamento.
• Asegurar que todos los procesos de flujo de trabajo se completen.
• Generar transmisiones salientes: devolver los documentos con código de aceptación y comentarios al contratista/proveedor.
• Controlar la recepción y registrar todos los diarios de obra en el sistema.
• Procesar todos los correos electrónicos recibidos en el buzón del proyecto para ambos proyectos según la guía de uso del buzón y correo electrónico del proyecto.
• Controlar la correspondencia según la Guía Rápida – Registro de Correspondencia.
• Asegurar que las plantillas y los usuarios del proyecto estén actualizados y disponibles.
• Administrar el sitio de compartición externa.
• Proporcionar capacitación al nuevo personal del proyecto en el sitio sobre el Sistema de Gestión Documental para ambas ubicaciones.
• Informar el estado de los documentos al Controlador de Documentos del Proyecto y al Gerente Técnico del Proyecto.
• Apoyar otras necesidades de control documental según las solicitudes del Controlador de Documentos del Proyecto.

Calificaciones y competencias

• Educación: Título universitario (puede ser reemplazado por experiencia relevante).
• Dominio del idioma inglés – hablado y escrito.
• Experiencia: Más de 5 años en control documental, preferiblemente en proyectos EPC/construcción.
• Comprensión básica de documentos de ingeniería, adquisiciones, construcción y puesta en marcha.
• Excelente conocimiento del software MS Suite.
• Familiaridad con EDMS.
• Buen conocimiento práctico de SharePoint.
• Conocimiento de ISO9001.

Características personales

Todos los empleados deben contribuir a la visión de Scatec: Mejorar nuestro futuro, y adherirse a los valores de la empresa:

• Predecible: demuestra habilidades claras de comunicación y escucha, comparte información de manera abierta y honesta.
• Orientado a resultados: demuestra determinación, proactividad, puede priorizar y trabajar de forma independiente.
• Agente de cambio: demuestra espíritu emprendedor, puede desafiar, aprende rápido, toma iniciativas y se adapta.
• Trabajo en equipo: demuestra colaboración, comparte responsabilidades, puede comprometerse, tiene una actitud positiva.

Para esta posición en particular también se espera:

• Permiso de trabajo válido para Colombia
• Lugar de trabajo: Bogotá