Administrateur des ventes - CDI Paris - Theodo

L’histoire de Theodo et son succès Le groupe Theodo accompagne depuis 2009 les entreprises innovantes dans la conception, le développement et le déploiement de produits digitaux ingénieux, en tirant parti du meilleur de la technologie et de l’approche Lean.   Notre approche unique est fondée sur 3 principes : - nous avons développé des expertises reconnues dans les technologies clés de la conception et du développement produit; - quelle que soit l’étape du projet, notre priorité à chaque décision est la création de valeur pour nos clients; - nous recrutons les meilleurs talents digitaux et cultivons leur ingéniosité grâce à l’approche lean.   Theodo connait une croissance exceptionnelle depuis 15 ans : nos équipes rassemblent plus de 700 Theodoers, principalement des Software Engineers, passionnés de technologie et d’amélioration continue. Avec la croissance, le groupe s’est structuré en entités spécialisées par technologies (Theodo Apps, Theodo Cloud, Theodo Data & AI) ou par industries (Fintech, Govtech, Healthtech, Consumer Products Goods). En 2025, le groupe Theodo génère 100M€ de CA. Pourquoi on recrute   Aujourd’hui la gestion de l'administration des ventes représente une charge importante pour l’équipe (jusqu’à 1/3 du temps sur certains profils) et est assurée par des profils ayant une expertise finance. Nous recrutons un profil spécialisé, capable de structurer durablement le flux de commande jusqu’au recouvrement et de nous aider sur la réponse administrative aux appels d’offres publics.   Tes missions   1) Gestion de l'onboarding client et des bons de commande - Onboarding : en charge de prendre contact avec le client à la signature du projet pour collecter les informations nécessaires à la facturation (client, entité juridique concernée, périmètre de la prestation, échéancier de facturation, bons de commande) - Collecter les bons de commande avant le démarrage ou poursuite des missions - Vérifier leur conformité (entité juridique, périmètre, TJM, volumes, périodes, conditions de facturation) - Assurer la cohérence entre contrats, avenants et missions en cours - Suivre les montants consommés vs montants commandés - Alerter en cas de dépassement ou d’anomalie - Garantir un archivage rigoureux   2) Gestion et complétion des feuilles de temps - Piloter la complétion des feuilles de temps - Relancer en cas de retard ou d’erreur - Vérifier la cohérence des temps saisis - Valider les feuilles de temps en vue de la facturation, en lien avec le responsable budgétaire   3) Génération et contrôle des factures - Préparer et générer les factures (récurrentes et ponctuelles) - Vérifier leur conformité avec les bons de commande, contrats et avenants, temps validés - Contrôler le TJM, périodes, entités juridiques et mentions légales - Récupérer les PV de livraison si nécessaire - Respecter l’échéancier de facturation - Vérifier que notre outil de contrôle interne du CA ne comporte pas d’erreurs - Envoyer et intégrer dans l’outil d’achat les factures intragroupe   4) Envoi des factures - Envoyer selon les modalités client (plateformes publiques, Chorus Pro, etc.) - Suivre les statuts d’acceptation - Gérer les retours et demandes de correction   5) Recouvrement - Suivre les échéances de paiement - Relancer les clients (email / téléphone) - Escalader les situations à risque - Effectuer le lettrage des paiements reçus dans notre outil comptable     Profil recherché   - Diplômé à minima d’une Licence en Comptabilité - 2 à 6 ans d’expérience en Administration des ventes en ESN Hard skills : - Maîtrise d’un ERP (NetSuite idéalement) - Notions comptables solides - Bonne compréhension du cycle contractuel client Soft skills : - Rigueur et sens du détail - Excellentes qualités relationnelles pour être en contact direct avec nos clients      Process de recrutement   - Screening call avec Manon, Finance & Operations Lead - Cas pratique avec Manon - Entretien résolution de problème avec Julien, Head of Finance - Entretien final avec Cédric, Group Deputy CFO