Back Office Coördinator

Bedrijfsomschrijving

Wij zijn Devoteam, een AI-gedreven tech consultancy met meer dan 11.000 tech experts, verspreid over 25 landen in Europa en het Midden-Oosten. Bij Devoteam geloven wij sterk in de kracht van technologie, met AI centraal in onze aanpak. We werken samen met toonaangevende partners zoals Google, Microsoft, AWS en ServiceNow. In Nederland hebben wij ongeveer 450 experts en zijn wij gespecialiseerd in Cloud, Cyber, Data en AI. 

Bij Devoteam maak je deel uit van een hechte community van Tech Enthusiasts. Wij bieden een cultuur waarin innoveren wordt aangemoedigd en waar talenten en ervaren professionals samen groeien. We zijn trots op jouw unieke achtergrond en ondersteunen je in je persoonlijke ontwikkeling. Omdat we geloven in daadkracht, houden we niet van onnodige hiërarchie en starre processen. Onze dynamische wereld verandert continu, en jij verandert met ons mee.

Vacatureomschrijving

Als Back Office Coördinator ben jij de cruciale schakel tussen ons salesteam, klanten en consultants. Jij zorgt ervoor dat onze commerciële motor vlekkeloos draait door contracten te beheren, screenings van consultants te coördineren en Devoteam te onboarden bij grote klanten en partners. Als eerste aanspreekpunt voor onze contractdesk combineer je scherpe organisatorische vaardigheden met een tech-savvy mindset om onze dagelijkse operatie te optimaliseren.

Wat ga je doen?

Sales & Contractcoördinatie / Deal-executie

• Begeleiden van contracten en verlengingen door het ondertekeningsproces, met strikte controle op versiebeheer en een naadloze afhandeling.

• Ondersteunen bij de coördinatie en voorbereiding van aanbestedingen (tenders).

Onboarding & Portalen

• Eigenaarschap nemen over klant- en brokerportalen, inclusief het registreren en beheren van Dynamische Aankoopsystemen voor overheidsinstanties.

Financiële opvolging

• Proactief najagen van inkooporders bij klanten en partners om te zorgen voor soepele facturatiecycli.

Consultant & Screening Management / Klantgereedheid

• Coördineren van de cruciale screeningsprocessen voor onze consultants, zodat zij volledig compliant zijn en direct klaarstaan om aan hun opdracht te beginnen.

CV-optimalisatie

• Het salesteam ondersteunen door cv's van consultants op te maken en op maat te maken, zodat ze perfect aansluiten bij de specifieke eisen van de klant.

Communicatie & Eerstelijns Support

• Het gezicht van Contracting: Beheren van de officiële contract-inbox van Devoteam – vragen direct oplossen of doorsturen naar de juiste interne experts.

Functie-eisen

• Opleiding: Minimaal HBO werk- en denkniveau.

• Werkervaring: Relevante ervaring in de IT-sector, overheidsinhuur en/of administratieve functies is een pré.

• Tech-affiniteit: Kennis van AI en automatiseringstools is een pré.

• Talen: Uitstekende beheersing van de Nederlandse in woord en geschrift (C2) en tenminste intermediair level Engels (B2).

• Oog voor detail: Een hoge mate van nauwkeurigheid is vereist voor administratieve taken, contractondersteuning, het invoeren van projectgegevens en financiële verificatie.

• Coördinatie en communicatie: Uitstekende verbindende vaardigheden om te schakelen tussen verschillende stakeholders om te zorgen voor gestroomlijnde processen.

• Oplossingsgericht vermogen: Vermogen om proactief knelpunten te signaleren en specifiek te zoeken naar mogelijkheden voor vereenvoudiging en automatisering met behulp van technologie, waaronder AI.

• Passie voor administratie: Besef van het belang van een goed georganiseerde administratie ten behoeve van het soepel laten opereren van de organisatie

Wat bieden we jou?
Ons arbeidsvoorwaarden pakket bevat onder andere: 

• Goede primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden (vast contract, uitstekend salaris, bonus etc)
• Een gepersonaliseerd carrière ontwikkelingsplan met specifieke trainingen in soft- & hard skills en certificeringen afgestemd op jouw vakgebied
• We zullen alle mogelijkheden faciliteren om jou als thought leader te laten groeien met het delen van kennis en visie via blogs, keynote sessies en meer
• De mogelijkheid om 4 weken in het buitenland te werken, in overleg met je team/manager
• Interne community kennisdelingssessies waar je leert en plezier hebt, van onze tweewekelijkse Tech Thursdays tot KISSes (Knowledge & Information Sharing Sessions)
• Tot slot zijn we trots om nieuwe mensen te verwelkomen in onze open en toegankelijke cultuur

Aanvullende informatie

Voor meer informatie over deze vacature kan je contact opnemen met Floris Rienks via nl.recruitment@devoteam.nl. 

A background check using publicly accessible information and business social media, can be part of the hiring process.