Специалист департамента специальных мероприятий и протокола

Описание компании

Описание вакансии

Специалист выполняет следующие трудовые обязанности:

• участие в организации и проведении значимых мероприятий, проводимых Подразделением или другими компетентными структурными подразделениями Университета, а также его дочерними организациями;
• содействие в формировании бюджетной заявки Подразделения на соответствующий финансовый год;
• обеспечение сохранности вверенных материальных ценностей, взаимодействуя со службой охраны; 
• мониторинг исполнения поставщиками договоров о закупках, услугах и товаров;
• участие в разработке информационных материалов для СМИ, подготовка отчетной и аналитической информации;
• участие во взаимодействии с партнерами и участниками значимых мероприятий, организация их проживания и транспортного обеспечения;
• ведение делопроизводства Подразделения;
• своевременное и качественное исполнение иных поручений Руководителя Подразделения и руководства Университета в рамках своих должностных обязанностей и полномочий;
• строго соблюдать трудовую и исполнительскую дисциплину;
• надлежащим образом и в установленные сроки выполнять поручения Руководителя Подразделения и руководства Университета;
• соблюдать требования законодательства Республики Казахстан и внутренних документов Университета;
• добросовестно выполнять служебные обязанности;
• соблюдать положения внутренних документов Университета, имеющих общеобязательный характер;
• при увольнении или переводе на другую должность, осуществить передачу другому лицу, определенному Руководителем, всей имеющейся документации и информации, как на бумажном, так и электронном носителях по акту приема-передачи, а имущество, находящееся у него в подотчете,  материально-ответственным лицам Университета;
• cоставлять отчеты об оценке после мероприятия для информирования о будущих мероприятиях;
• поиск площадок для проведения мероприятий за пределами кампуса, поставщиков и подрядчиков, а затем ведение переговоров о ценах и аренде;​​​​​​​
• управление календарем мероприятий для обеспечения эффективного планирования и организации по всему календарю. Это включает в себя регулярную коммуникацию календаря событий/соответствующих событий в различные отделы;​​​​​​​
• публикация информации о предстоящих мероприятиях на сайте Университета, а так же на специальной платформе Департамента на постоянной основе;
• составление табеля учета рабочего времени департамента, контроль за своевременным предоставлением данных;
• обеспечивать соблюдение протокольного порядка на торжественных, официальных и других мероприятиях;
• мониторинг мировых трендов в сфере организации мероприятий, образования, технологий и устойчивого развития для их адаптации и внедрения в мероприятия университета.

Требования к квалификации

Образование:

Высшее профессиональное образование, желательно в высших учебных заведениях с преподаванием на английском языке (бакалавриат). 

Приоритетные направления специальностей:
- Event Management;
- Public Relations and Advertising;
- International Hospitality Business;
- PR/Marketing;
- Management.

Опыт работы:

Стаж работы не менее 1 года в областях, соответствующих функциональным направлениям конкретной должности в международных организациях, национальных компаниях и/или местной компании (локальной Казахстанской компании)

Знания:

- навыки подготовки и проведения презентаций;

- аналитические способности;

- знание делопроизводства;

- свободное владение государственным, русским, английским языками (знание другого иностранного языка приветствуется);

- знание программ MS Office, Excel, PowerPoint.

Навыки:

- критическое мышление;

- построение эффективных отношений;

- коммуникабельность;

- работа в команде;

- ответственность;

- развитые лидерские качества.

Дополнительная информация

Recruitment and selection process
Recruitment and selection at Nazarbayev University include the following process: preliminary selection based on experience and qualifications, assessments (e.g. technical skills/capabilities, aptitude, personality, work samples, in-basket exercises, and informal interviews), and motivation.

Formal interviews form the final stage of the selection process.
They are typically based on organizational values and behaviors and conducted in English.
You are encouraged to share your views and values  to identify how they fit into  Nazarbayev University core values