Operations Coordinator

Een Operations Coordinator is verantwoordelijk voor de prestaties, de dagelijkse gang van zaken binnen de toegewezen operationele afdeling(en) en voor een juiste en correcte uitvoering en afhandeling van de werkzaamheden binnen de toegewezen operationele afdeling(en);

Functioneert als aanspreekpunt binnen de hem toegewezen operationele afdeling voor zowel collega’s als externen (o.a. terminal waar de operationele afdeling(en) is (zijn) gevestigd.

Taken en verantwoordelijkheden

• Het coördineren en aansturen van de toegewezen Operationele afdeling(en) in de breedste zin van het woord, binnen de daarvoor gestelde managementsystemen (VCA, ISO, Saybolt procedures etc.), waarbij veiligheid, kwaliteit, efficiëntie en professionaliteit gewaarborgd is.
• Neemt indien noodzakelijk actief deel aan operationele werkzaamheden in het veld, waaronder bemonsteringen, inspecties, metingen en controles op terminals, schepen, barges, tankwagens en opslagtanks, conform de geldende Saybolt-procedures, veiligheidsvoorschriften en kwaliteitsnormen.
• Is in staat zelfstandig alle voorkomende operationele inspectiewerkzaamheden uit te voeren en fungeert als vakinhoudelijk aanspreekpunt voor medewerkers binnen de toegewezen operationele afdeling(en).
• Initiëren, registreren en opvolgen van allerhande zaken noodzakelijk voor het goed laten functioneren van de toegewezen operationele afdeling (verbeteringen, klachten, operationeel overleg, workflow analyse, (in)directe instructie/feedback met betrekking tot de uit te voeren/uitgevoerde werkzaamheden etc.) en het initiëren en coördineren van evt. acties hieruit voortvloeiend.
• Bezoekt op regelmatige basis de terminals waar de werkzaamheden van de toegewezen afdeling worden uitgevoerd. Tijdens dit bezoek is het delen van SafeSite data en de daarbij behorende vastlegging en afgesproken actielijst en standaardelement;
• Informeert de Branch Manager bij eventuele problemen van individuele medewerkers bij aangelegenheden, op het gebied van problemen, arbeidsomstandigheden, veiligheid, inzetbaarheid, etc.;
• Is een voorbeeldrol ten aanzien van hoe er volgens de (veiligheids)instructies en procedures van het bedrijf gewerkt moet worden, houd zich op de hoogte van de regels, procedures en richtlijnen zoals deze binnen het bedrijf, de installaties en op de schepen gelden;
• Stelt voorstellen op ten behoeve van de Branch Manager ter ver­betering van het functioneren inzake eigen persoon, de medewerkers, de locatie of het bedrijf.
• Alle verdere taken noodzakelijk voor het goed laten functioneren van de toegewezen operationele afdeling(en).
• Verantwoordelijk voor het begeleiden, coachen en ontwikkelen van medewerkers binnen de toegewezen operationele afdeling(en), zodat het kennisniveau, de kwaliteit van dienstverlening en de inzetbaarheid voldoen aan de bedrijfsstandaarden.
• Zorgdragen voor een correcte vastlegging en opvolging van opleidings- en trainingsbehoeften van medewerkers.
• Organiseren en faciliteren van periodieke operationele overleggen en werkbesprekingen, waarbij prestaties, veiligheidsaspecten, verbeterpunten en acties worden besproken en opgevolgd.
• Leveren van input voor beoordelings- en functioneringsgesprekken en het monitoren van individuele doelstellingen van medewerkers.
• Signaleren van personele capaciteitsbehoeften en hierover adviseren aan de Branch Manager.

Klantgerichtheid

• Onderhouden van regelmatig contact met klanten betreffende de operationele uitvoering, kwaliteit van dienstverlening en klanttevredenheid.
• Signaleren van verbetermogelijkheden op basis van klantfeedback en het initiëren van corrigerende en preventieve maatregelen.
• Inzicht verkrijgen in operationele behoeften en verwachtingen van klanten en deze vertalen naar verbeteringen in de dienstverlening.
• Zorgdragen voor een adequate en tijdige afhandeling van klachten, afwijkingen en operationele escalaties.
• Ervoor zorgen dat claims, incidenten of mogelijke aansprakelijkheidskwesties direct worden gemeld aan de Branch Manager conform bedrijfsprocedures.

Operationele prestaties

• Bewaken van de operationele KPI's van de toegewezen afdeling(en) en initiëren van verbeteracties wanneer doelstellingen niet worden gehaald.
• Verantwoordelijk voor een efficiënte personeelsinzet, planning en werkverdeling binnen de toegewezen operationele afdeling(en).
• Toezien op een correcte uitvoering van werkzaamheden door gekwalificeerd personeel volgens geldende procedures, instructies en veiligheidsvoorschriften.
• Ondersteunen van de Branch Manager bij het implementeren van operationele verbeteringen, digitalisering en standaardisatie van werkprocessen.

Materieel en middelen

• Toezien op de beschikbaarheid, het juiste gebruik, onderhoud en de periodieke kalibratie van operationele meetmiddelen, gereedschappen en apparatuur.
• Signaleren van vervangings- en investeringsbehoeften met betrekking tot operationele middelen.

Kwaliteit en compliance

• Bewaken dat de toegewezen afdeling(en) voldoen aan alle geldende Saybolt-, Core Laboratories-, ISO-, VCA- en overige relevante procedures en normen.
• Actief deelnemen aan audits, inspecties en verbetertrajecten en zorgdragen voor een tijdige opvolging van verbetermaatregelen.
• Zorgdragen voor een correcte implementatie en communicatie van nieuwe procedures, werkinstructies en beleidswijzigingen.

Samenwerking

• Bevorderen van een constructieve samenwerking tussen operationele afdelingen, laboratoria, planning, accountmanagement en andere Saybolt-locaties.
• Actief bijdragen aan kennisdeling en standaardisatie van werkprocessen binnen de organisatie.

Functie-eisen

• Mbo-opleiding (liefst in de technische richting) of Hbo werk- en denkniveau,
  aangevuld met minimaal vijf jaar ervaring in de inspectie.
• Diploma VOL - Veiligheid voor operationele leidinggevenden;
• Beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• Beheersing van de Duitse taal in woord;
• Gedegen kennis van de operationele processen, chemische producten, veiligheidsvoorschriften en werkmethoden;
• Diploma Controleur Vloeibare Ladingen (STC);
• In bezit zijn van het IFIA-certificaat;
• In bezit zijn van geldig Rijbewijs B;
• BHV-diploma.
• Beheerst de volgende werkzaamheden:

• Bemonstering van alle voorkomende objecten en producten;
• Reinheidskeuringen, incl. wallwash en ROB/OBQ-inspecties;
• Inspecties Q&Q (mineraal en chemie);
• Heeft kennis van crude- en gasinspecties;
• Heeft aantoonbare ervaring als leidinggevende;
• Delen van kennis en begeleiding c.q. opleiding van medewerkers in de Inspectie op basis van de Saybolt werkstandaarden;
• Kwantiteitsberekeningen (mineraal en chemie);
• Verkorte en uitgebreide rapportage (SAIL 4 & SAIL Lite);
• Labtests: Density (Paar en Areometer), Distillation, Water by Distillation & Water KF, Sediments by extraction, wall wash tests.

(Sociale) vaardigheden en competenties

• Flexibele instelling;
• Collegiaal;
•    Kan standpunten van de directie “vertalen” naar zijn medewerkers.
• Mensenkennis;
• Motivator;
• Hoog verantwoordelijkheidsgevoel;
• Coachende leiderschap;
• Resultaatgericht;
• Klantgericht;
• Besluitvaardigheid;
• Verantwoordelijkheidsgerichtheid;
• Overtuigingskracht;
• Communicatieve vaardigheden;
• Aanpassingsvermogen;
•    Is in staat zowel zelfstandig als in teamverband te werken;
• Positieve instelling;
• Staat open om kennis te delen;
• Goede contactuele eigenschappen;
• Gaat met derden op zakelijke wijze om;
• Veiligheidsbewustzijn;
• Accepteert leiding;
• Accuraat;
• Adviesvaardigheden
• Beoordelingsvermogen;
• Stressbestendig;
• Zelfbeheersing;
• Leidinggevende capaciteiten;
• Kritisch denkvermogen;
• Onderzoek vaardigheden;
• Redenatievermogen;
• Service gerichte instelling;
• Zelfmotivatie;
• Initiatiefrijk;
• Financieel inzicht;
• Planmatige aanpak.

Diversen

• Goede mensenkennis waardoor hij de juiste mensen optimaal weet in te zetten op de uit te voeren taken;
• Is op de hoogte van de vereiste veiligheidsmaatregelen t.a.v. werken met gevaarlijke stoffen;
• Is in staat om calamiteiten op de juiste wijze op te vangen en daarbij de juiste informatiestroom op gang te brengen;
• Staat open om zijn kennis te verbreden doormiddel van het volgens van cursussen of opleidingen;
• Is in staat Saybolt professioneel en zakelijk te presenteren bij het bezoeken van derde (zoals terminals en of cliënten).
• Heeft kennis van KPI-sturing en operationele prestatie-indicatoren.
• Is bekend met HR-processen zoals verzuimbegeleiding, re-integratie, beoordelingscycli en personeelsontwikkeling.
• Heeft inzicht in operationele kostenbeheersing en efficiëntieverbeteringen.
• Behandelt bedrijfs- en klantinformatie strikt vertrouwelijk.
• Stimuleert het gebruik van digitale systemen, innovaties en nieuwe werkmethoden binnen de operationele organisatie.

Core Laboratories, including all of its affiliated and related entities, is an equal opportunity employer and is committed to creating an inclusive environment for everyone. Employment decisions are made regardless of characteristics including, but not limited to, race, color, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, age, disability, religion, genetic information, protected veteran or uniformed service member status, and any other characteristic protected under applicable law.