Manager - Company Secretary

Core Details of the Role

The Company Secretary is expected to be the custodian of the Group’s corporate architecture and governance memory. This requires a highly organized thinker who can understand, maintain and explain the structure of a complex multi-jurisdictional group, including each subsidiary, affiliate, and related entity, how those entities are connected through shareholding, ownership, control, contractual relationships and ultimate beneficial ownership, and how those relationships are reflected in statutory registers, corporate records, constitutional documents and governance approvals.

This is not a purely administrative role. The successful candidate must be able to read an organizational chart as a legal and governance map: understanding capital structure, share classes, voting rights, director appointments, shareholder authorities, intercompany arrangements, outsourced functions, related-party relationships and arm’s-length considerations. They must be able to identify what authority is required for a particular corporate action, who must approve it, whether the decision requires a board meeting, committee approval, shareholder consent or unanimous written resolution, and what evidence must be created and retained to substantiate that decision.

Role Context

Reporting Line: This role reports to the Chief Governance Officer / General Counsel, with a dotted line to BOD and Catalyst committee when necessary.

Key Stakeholders: Board of Directors, EXCO, Chief Governance Officer, General Counsel, Head of Compliance, external counsel, registered agents, regulators, auditors, and committee members.

Team: The role may have direct or indirect oversight of governance and secretarial team members as the function scales.

Responsibilities 

The Company Secretary plays a critical governance role within The Catalyst Group, ensuring that the firm and the entities it administers operate in full compliance with applicable corporate, regulatory, and statutory requirements across all jurisdictions. This role sits at the heart of the firm's governance infrastructure, supporting board-level decision-making, driving best-practice corporate governance, and providing expert secretarial and advisory services to both internal leadership and external fund clients.

The successful candidate will be a trusted advisor to the board and executive leadership, managing a broad portfolio of entity governance responsibilities while building a governance function that is scalable, audit-ready, and aligned with Catalyst's global ambitions. This is a high-impact, high-visibility role requiring equal parts technical governance expertise, commercial awareness, and the confidence to engage at the most senior levels of the organization.

From a high-level perspective, the core responsibilities that form your role are broken down into the following 8 categories:

1. Board & Committee Governance
2. Statutory & Entity Maintenance
3. Legal Support
4. Strategic & Advisory Contribution
5. Operational Leadership
6. Compliance Support
7. Investor Services & Share Register
8. Risk Management

Your Daily Tasks

The role requires strong command of board and committee process. The Company Secretary must ensure that meetings are properly convened, that required notice periods are observed, that agendas and board packs are complete and circulated on time, and that minutes accurately record the substance of the discussion, the decisions taken, the basis for those decisions, any conflicts declared, delegated authorities, dissenting views where relevant, and follow-up actions. The minutes must be capable of standing as a reliable governance record under scrutiny from directors, auditors, regulators, investors, counterparties or external counsel.

The Company Secretary will also be responsible for ensuring that Catalyst’s governance records are complete, current, searchable and audit-ready. This includes maintaining constitutional documents, registers of directors, shareholders, members, charges and beneficial owners, board and shareholder resolutions, written consents, delegation frameworks, policies, governance manuals, regulatory filings, licenses, approvals and material corporate documents. The expectation is that the Company Secretary can quickly answer the practical governance question: “What is the entity, who owns it, who controls it, who may bind it, what approvals are required, what decision was taken, and where is the evidence?” 

The following are the tasks linked to the Core Responsibilities that will be expected as part of this role:  

Board & Committee Governance:

• Organize and manage all aspects of board, committee, and EXCO preparation, including scheduling, agenda preparation, distribution of board packs, minute-taking, and the recording of resolutions.
• Coordinate the end-to-end completion of board and committee decks within the Zeck system — working with the relevant stakeholders and contributors to gather inputs, consolidate content, and ensure decks are finalized, reviewed, and circulated in accordance with the agreed reporting schedule and notice requirements.
• Produce accurate, high-quality board minutes that capture decisions, delegated authorities, and action items, and ensure these are reviewed, approved, and filed within agreed timelines.
• Advise the board and individual directors on their fiduciary responsibilities, governance obligations, and relevant legislative requirements across applicable jurisdictions.
• Maintain a board governance calendar and ensure all scheduled governance events are executed on time and with appropriate documentation.
• Manage the onboarding and ongoing governance education of directors, including conflict of interest registers, directors' declarations, and fit-and-proper assessments where required.
• Ensure directors receive appropriate ongoing training on governance, regulatory, and industry developments, and coordinate periodic board and individual director assessments — including effectiveness reviews and skills/competency evaluations — with outcomes documented and any resulting development actions tracked through to completion.
• Maintain a clear and current understanding of the decision rights, reserved matters, and powers of each board and committee across the Group, together with the corresponding rights and consent thresholds of shareholders and investors — as set out in constitutional documents, shareholder agreements, side letters, board charters, and delegation of authority frameworks  and advise the business on which body must approve, consent to, or be notified of any given corporate action.
• Conflicts of Interest & Related-Party Transactions: Operate the Group's conflicts of interest and related-party transaction process — maintaining the conflicts register and director declarations, identifying and tabling related-party transactions for appropriate disclosure, recusal, and approval, and ensuring outcomes are accurately recorded in minutes and disclosed in line with regulatory and audit requirements.

Statutory & Entity Maintenance:

• Maintain statutory registers for all entities within scope — including registers of directors, shareholders, beneficial owners, charges, and members — ensuring they are accurate, current and accessible.
• Prepare and submit all statutory filings, annual returns, regulatory notifications, and government fees across relevant jurisdictions on time and without exception.
• Manage the full lifecycle of corporate entities from incorporation through to dissolution, including structuring advice, name registration, constitution amendments, and striking-off procedures.
• Monitor changes in corporate law, regulatory requirements, and governance codes across jurisdictions (including the Cayman Islands, South Africa, Brazil, the United States, BVI, Bahamas, Canada, BVI, Canada, and Portugal) and ensure the business is informed and compliant.
• Maintain and manage an entity management system or “data room”, ensuring all corporate documentation is current, version-controlled, and securely stored.
• Establish and maintain a structured, data-driven repository for all corporate documents and final executed vendor contracts — organized by entity, document type, counterparty, effective date, and renewal/expiry — so that any document can be located, reported on, and reviewed at a glance.
• Records Retention & Data Privacy: Maintain a records retention and data classification framework for corporate and governance records, including handling of personal data in accordance with applicable data protection laws across Catalyst's jurisdictions (including GDPR, POPIA, LGPD, and equivalent regimes), and coordinate with Legal, Compliance, and IT on data subject requests, breach notifications, and cross-border transfer requirements affecting governance records.

Legal Support:

• Collaborate with the legal, compliance, risk, and finance teams to ensure governance activities are integrated with the broader control environment.
• Support the legal function in preparing, reviewing and coordinating board and shareholder resolutions, written consents, extracts of minutes, certificates, incumbency confirmations and other governance documents required to approve, evidence or implement corporate decisions.
• Assist with the maintenance of the firm's governance policies and procedures, including board charters, delegation of authority frameworks, and governance manuals and the formal adoption, approval and periodic review of the same.
• Coordinate the governance process for the approval, ratification or noting of material agreements, transactions, appointments, delegations, intercompany arrangements, outsourcing arrangements, corporate restructurings and other matters requiring board, shareholder, committee or management approval.
• Ensure that executed agreements, approved policies, resolutions, minutes, delegated authorities, signing authorities and supporting documentation are accurately filed, cross-referenced and capable of being retrieved as evidence of proper authority and decision-making.
• Work with the legal function to identify where specific matters should be tabled, noted, approved or ratified by the appropriate board, committee, shareholder or authorized decision-maker in order to preserve a clear governance record.
• Due Diligence Coordination: Work with internal stakeholders — including legal, compliance, finance, operations and business owners — and external counterparties to respond to due diligence requests from clients, investors, regulators, banks, auditors, counterparties and prospective partners, owning the end-to-end completion of DDQs, questionnaires, application forms and onboarding packs to agreed deadlines.
• DD Documentation: Compile, verify and provide the supporting corporate documentation required for due diligence — including constitutional documents, certificates of incorporation and good standing, statutory registers, beneficial ownership and structure charts, board and shareholder resolutions, incumbency certificates, signing authorities, director KYC and identification packs, source-of-wealth/source-of-funds evidence and AML documentation — ensuring all materials are current, accurate, properly certified or notarized where required, and tracked through to acknowledgement of receipt.
• Document Execution & Signing Authority: Maintain the Group's signing authority matrix in line with delegated authorities and constitutional documents, coordinate the execution of corporate documents — including notarization, apostille, and legalization where required — and administer the Group's e-signature platform to ensure executed documents are properly authorized, dated, and filed.

Strategic & Advisory Contribution:

• Act as a trusted advisor to the Chief Governance Officer, General Counsel, BOD, EXCO and broader committee members on matters of corporate governance, regulatory change, and entity structuring.
• Contribute to the design and continuous improvement of Catalyst's governance frameworks, policies, and procedures, ensuring they remain fit-for-purpose as the business scales globally.
• Represent the governance function in cross-functional projects, new market entries, and client onboarding activities, providing governance input at each stage of the process.
• Identify governance risk exposures and proactively escalate issues with proposed remediation plans.
• D&O and E&O Insurance: Coordinate with Finance, Legal, and other stakeholders on the placement, renewal, and claims notification process for the Group's directors and officers (D&O) and errors and omissions (E&O) insurance programs, ensuring coverage remains appropriate as the entity portfolio and risk profile evolve, and reporting on coverage and claims to the Board on a defined cycle.
• Learning and Development: Engage in learning and development opportunities to stay informed on compliance principles, evolving regulatory frameworks, and industry best practices. This ensures that the team is always up to date on regulatory changes and compliance methodologies.

Operational Leadership:

• Where applicable, lead, mentor, and develop junior governance and secretarial team members, setting standards for quality and output.
• Build and maintain strong relationships with external counsel, notaries, registered agents, and company formation specialists across Catalyst's global jurisdictions.
• Continuously drive process improvement, automation, and best practice in the delivery of governance services — in line with the firm's Innovation Powered strategic anchor.

Compliance Support:

• Policies & Procedures Lifecycle: Ensure that the firm's Policies and Procedures (P&P) are formally established, documented, and rolled out across the relevant departments and business units, subject to periodic review on a defined cycle, and tabled for approval or ratification by the Board and relevant committees as required — with version history, approval evidence, and effective dates retained as part of the governance record.
• Policy Implementation: Assist in the effective implementation of compliance policies at the operational level across all departments and business units. Ensure that policies are executed consistently to maintain compliance with regulatory requirements.
• Monitoring Tools: Utilize tools and technologies to monitor compliance with internal controls and regulatory requirements. Ensure that the company’s systems are effectively capturing and reporting on compliance activities.
• Compliance Culture: Work closely with the Head of Compliance and Governance to instill a culture that is centered on good governance, compliance, and ethical business practices. Promote an organizational culture that prioritizes regulatory compliance at all levels.
• Communication of Compliance Requirements: Communicate compliance requirements effectively to internal teams, ensuring that all staff understand their roles in maintaining compliance with regulations and company policies.
• Reporting: Assist in preparing regular compliance reports for management review, providing insights into the company’s compliance status and any issues that may need attention.
• Statements of Guidance (SOG): Stay current on Statements of Guidance and equivalent best-practice guidance issued by relevant regulatory bodies across Catalyst's jurisdictions, review their implications for the firm, and translate them into concrete operational and governance changes to ensure Catalyst remains compliant with regulator expectations.
• SOG Roll-Out: Work with the management team to ensure Statements of Guidance are rolled out appropriately across the business — including updates to policies, procedures and controls — and that the resulting changes are formally tabled, reviewed and signed off by the BOD and relevant committee members where required.
• Board-Compliance Coordination: Partner with the Compliance department to ensure that board and committee matters — including agenda items, resolutions, approvals, disclosures, and recurring governance items — meet applicable regulatory requirements across Catalyst's jurisdictions, and that any compliance-driven obligations affecting the Board (regulatory notifications, fitness and propriety, conflicts, conduct, and reporting deadlines) are surfaced, addressed, and evidenced in the governance record.
• Sanctions & Screening: Coordinate with Compliance on sanctions and adverse-media screening of directors, beneficial owners, investors, and material counterparties at onboarding and on a defined ongoing cycle, ensuring screening hits are escalated, investigated, and resolved with documented outcomes retained as part of the governance record.

Investor Services & Share Register:

• Own the full management and integrity of Catalyst's investor share register and all underlying legal documents — including subscription agreements, shareholder agreements, side letters, share certificates, transfer instruments, and capitalization records.
• Act as the primary point of contact for investor services matters, managing investor onboarding, KYC/AML coordination with compliance, capital calls and distributions where applicable, transfers and assignments, and routine investor queries.
• Manage and maintain Catalyst's third-party investor reporting and cap table platform (Carta), ensuring share issuances, transfers, option grants, vesting schedules, and ownership changes are recorded accurately and on time.
• Reconcile the share register and cap table against board and shareholder resolutions, executed agreements, and statutory filings to ensure a single, accurate source of truth for ownership.
• Produce investor reports, ownership schedules, and capitalization summaries for the board, executive leadership, auditors, and investors as required.
• Administer and manage Catalyst's Employee Equity Participation Plan (EEPP) for internal stakeholders — including grant issuance, vesting schedules, exercises, leaver events, and ongoing participant records — ensuring all activity is approved by the appropriate body, accurately reflected on Carta, and aligned with the underlying plan rules and award agreements.
• Serve as the day-to-day point of contact for EEPP participants, providing clear communications on grants, vesting, tax implications (in coordination with finance and external advisors), and plan mechanics, and maintaining participant-facing documentation and records.

Risk Management:

• Risk Framework: Support, embedding, and ongoing maintenance of a risk management framework across the business — including risk appetite statements, risk taxonomy, and the policies and procedures that govern how risks are identified, assessed, owned, and treated at entity, function, and Group level.
• Risk Register: Maintain a current, consolidated risk register capturing identified risks, owners, inherent and residual ratings, mitigating controls, and remediation actions — ensuring entries are reviewed on a defined cycle and updated as the business, regulatory landscape, and jurisdictional footprint evolve.
• Risk Identification & Assessment: Work with business owners across departments and jurisdictions to identify governance, regulatory, operational, and conduct risks as they arise, ensuring each is properly assessed, documented, and assigned to an accountable owner.
• Reporting: Prepare and table regular risk reports to EXCO, the Board, and relevant committees — covering the risk register, key risk indicators, emerging risks, control failures, incidents, and remediation status — in a format that supports informed oversight and decision-making.
• Escalation: Operate a clear escalation protocol so that material risks, control breakdowns, regulatory breaches, and incidents are surfaced promptly to the Chief Governance Officer, General Counsel, Head of Compliance, EXCO, and the Board or relevant committee as appropriate, with the right context, evidence, and proposed response.
• Assistance & Advisory: Assist business owners in articulating risks, designing proportionate mitigations, and integrating risk considerations into governance approvals, new initiatives, market entries, vendor onboarding, and material transactions — ensuring risk is considered before, not after, decisions are taken.
• Integration: Coordinate with the Legal, Compliance, Finance, and Internal Audit functions to ensure risk activities are integrated with the broader control environment, that findings from audits, regulatory inspections, and SOG reviews feed into the risk register, and that there is no duplication or gap across the lines of defence.
• Incident & Breach Management: Maintain a record of incidents, near-misses, regulatory breaches, and control failures, ensuring each is investigated, root-caused, remediated, and reported to the appropriate governance body, with lessons learned fed back into policies, procedures, and the risk register.
• Crisis & Business Continuity Governance: Coordinate the governance response to material incidents, business continuity events, and crisis scenarios — including convening emergency board or committee meetings, supporting regulator notifications, documenting decisions and actions taken under pressure, and ensuring BCP and incident-response plans are tested, reviewed, and approved by the Board on a defined cycle.

Additional Strategic Expectations 

• Share insights to enable development of new processes and procedures that will create business efficiency and support delivery of client excellence in service.
• Maintain awareness of industry, regulatory, jurisdictional, and other trends that could affect the business.
• Collaborate cross-functionally with operations staff, business users, project, and implementation managers to achieve desired and elegant solutions.

Required Skills & Experience

Are you getting excited? We are! Before we get too carried away, there are a few requirements you’ll need to check off before you can apply for the position:

• At least 6 - 8 years company secretarial and corporate governance experience within a financial services, investment management, ideally fund administration, and/or fiduciary, corporate services, or similarly regulated environment will carry the greatest weight. 
• Experience operating in a complex governance environment and can demonstrate the judgement, discipline and practical experience required to manage board processes, statutory records and policies and procedures with confidence.
• Hands-on experience in a company secretarial, corporate governance or entity management role, preferably in support of regulated entities, holding companies or multi-entity structures. The individual must be able to demonstrate that they have independently managed board and committee processes, prepared high-quality agendas, board packs, minutes and resolutions, maintained statutory registers, managed filings and deadlines, and supported directors, executives and clients on governance requirements.
• Qualifications such as the Chartered Governance Professional (CGP), Fellow or Associate of the Chartered Governance Institute (FCIS/ACIS), or equivalent professional qualification from the Governance Institute of Southern Africa (GISA) — or demonstrably working towards such qualification.
• A degree in Law (LLB), Commerce, Accounting, Business Administration and Postgraduate qualifications in corporate governance, compliance, or financial services regulation will be advantageous.
• Demonstrated experience managing multi-jurisdictional entity portfolios.
• Proven track record of independently managing board processes, producing high-quality minutes, and advising directors on their legal and fiduciary obligations.
• Hands-on experience with regulatory filings, statutory maintenance, and entity lifecycle management — from incorporation through to dissolution.
• Experience using entity management platforms and proficiency with Microsoft Office, including Word, Excel, and SharePoint.