Für unseren Standort in Frankfurt suchen wir eine erfahrene Empfangsmitarbeiterin oder einen erfahrenen Empfangsmitarbeiter mit Hauptverantwortung für den Empfangsbereich. Sie sorgen für einen professionellen ersten Eindruck, betreuen Besucherinnen und Besucher, koordinieren Besprechungsräume und unterstützen den reibungslosen Ablauf im Büroalltag. Wenn Sie serviceorientiert arbeiten, Organisationsstärke mitbringen und gerne in einem anspruchsvollen Unternehmensumfeld tätig sind, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Ihr Aufgabenbereich 

Empfang und Betreuung 

• Sie stellen sicher, dass der Empfang während der Geschäftszeiten durchgehend besetzt ist

• Sie sind die erste Ansprechperson für alle Anliegen im Empfangsbereich

• Sie empfangen Besucherinnen, Besucher, Kundinnen, Kunden und Mitarbeitende freundlich, verbindlich und professionell

• Sie nehmen eingehende Anrufe, E-Mails und Anfragen entgegen und bearbeiten diese zuverlässig und effizient

• Sie organisieren den Empfang und die Anmeldung von Gästen nach den vorgegebenen Abläufen des Standorts

• Sie unterstützen bei Zutrittsregelungen, Besucherausweisen und Parkmöglichkeiten

• Sie erkennen Bedürfnisse von Gästen frühzeitig und sorgen für eine aufmerksame und persönliche Betreuung

• Sie koordinieren bei Bedarf die Platzvergabe im Büro

• Sie planen und verwalten Besprechungsräume und bearbeiten entsprechende Anfragen

Betreuung von Besprechungen und Gemeinschaftsbereichen 

• Sie sorgen dafür, dass Besprechungsräume rechtzeitig vorbereitet und in einem ordentlichen Zustand sind

• Sie unterstützen bei der Vorbereitung von Getränken, Verpflegung und Besprechungen

• Sie achten darauf, dass Besprechungsräume, Teeküchen und Gemeinschaftsflächen sauber, ordentlich und jederzeit nutzbar sind

• Sie arbeiten eng mit internen Ansprechpartnern und externen Dienstleistern zusammen, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen

• Bei hohem Arbeitsaufkommen oder zur Vertretung unterstützen Sie zusätzliche Serviceaufgaben

Organisation und Unterstützung im Büroalltag 

• Sie unterstützen die täglichen Abläufe im Büro und übernehmen allgemeine Verwaltungsaufgaben

• Sie behalten Tagespläne und anstehende Termine im Blick, um Engpässe frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden

• Sie helfen bei kurzfristigen Zusatzaufgaben und unterstützen in arbeitsintensiven Phasen

Ihr Profil 

• Sie verfügen über einen Schulabschluss oder eine vergleichbare Qualifikation

• Sie bringen mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in einem der folgenden Bereiche mit: Empfang, Büroorganisation, Gästebetreuung oder allgemeine Büroservices – idealerweise in einem professionellen Unternehmensumfeld 

• Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift – mindestens B2; vorzugsweise C1/C2 Level 

• Sie treten serviceorientiert, freundlich und sicher auf

• Sie kommunizieren klar, professionell und verbindlich

• Der Umgang mit internen Ansprechpartnern und externen Dienstleistern fällt Ihnen leicht

• Sie arbeiten selbstständig, zuverlässig und behalten auch bei mehreren gleichzeitigen Aufgaben den Überblick

• Sie sind gut organisiert und arbeiten sorgfältig und mit Blick fürs Detail

• Sie sind in der Lage, Materialien mit einem Gewicht von etwa 10 bis 15 Kilogramm zu heben und zu transportieren

• Sie zeichnen sich durch ein hohes Maß an Professionalität, Verlässlichkeit und Dienstleistungsbereitschaft aus

• Sie beherrschen die gängigen Programme von Microsoft Office sicher; Erfahrungen mit Systemen zur Raumreservierung oder Besucheranmeldung sind von Vorteil

Persönliche Anforderungen 

• Sie treten jederzeit gepflegt, sicher und professionell auf

• Sie gehen mit vertraulichen Informationen diskret und verantwortungsbewusst um

• Sie bewegen sich sicher in einem internationalen Arbeitsumfeld und begegnen unterschiedlichen Personengruppen mit Offenheit und Respekt

• Auch in anspruchsvollen Situationen bleiben Sie ruhig, lösungsorientiert und handlungsfähig

• Sie bringen sich aktiv ein, um den Empfangsbereich und das Arbeitsumfeld kontinuierlich zu verbessern

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Title: Senior Receptionist

Location: 60329 Frankfurt am Main
Salary: €48,000-€50,500 per annum
Contract: Permanent, full time
Shifts: 40 hours a week, Mon-Fri 9am-6pm with a 1-hour unpaid break
Work model: Fully onsite

Position Summary

The first impression coordinator serves as the on-site ambassador of the reception space, curating a professional, hospitality-driven front-of-house experience. This role sets the tone for every end-to-end client interaction and ultimately enhances the overall workplace experience by integrating meeting coordination, hospitality services, and day-to-day operations.

Job Qualifications

• High school diploma or equivalent required
• Minimum of two (2) years of experience in reception, workplace coordination, hospitality, or office services within a professional services or corporate environment
• Fluent in German and English (spoken and written / B2-C2 level) is mandatory.
• Strong customer service and professional communication skills
• Comfortable interacting with internal stakeholders and external vendors
• Ability to work independently and manage competing priorities
• Strong organizational skills with attention to detail
• Comfortable lifting and transporting materials weighing up to 10-15kg
• High level of professionalism, reliability, and service orientation
• Proficiency with Microsoft Office; familiarity with room booking or visitor systems preferred

Key Responsibilities

Reception & Client Experience

• Maintain full front desk coverage during business hours as the primary on-site reception specialist
• Act as the primary point of contact for all front-of-house interactions
• Provide a high professional, hospitality-level welcome to all visitors, clients, and employees
• Handle incoming calls, emails, and inquiries with professionalism and efficiency
• Manage visitor check‑in, office access, and parking protocols in accordance with site procedures
• Anticipate guest needs and deliver a proactive, personalized service experience
• Coordinate office seating and hoteling requests as applicable
• Schedule and manage conference room bookings and respond to meeting room requests
• Support visitor lists, check‑in processes, and badge coordination as required

Hospitality & Meeting Support

• Support meeting room readiness and shared space presentation
• Coordinate and oversee conference room bookings and scheduling
• Support refreshments, catering, and meeting setups as needed
• Maintain conference rooms, pantries, and common areas in a clean, client‑ready condition
• Partner with internal teams and vendors to ensure a seamless meeting and hospitality experience
• Provide backup support for hospitality services during peak periods or when coverage is needed

Operations & Workplace Support

• Maintain full reception coverage during business hours
• Manage visitor lists, badge coordination, and access procedures
• Support office operations and administrative tasks as required
• Monitor daily schedules to anticipate demand and avoid service gaps
• Assist with ad-hoc projects and provide support during peak periods

Professional Conduct & Service Excellence

• Demonstrate a consistently polished, professional, and confident demeanor
• Maintain the highest standards of confidentiality and discretion
• Exhibit strong cultural awareness and the ability to engage with an international clientele
• Handle challenges calmly and provide solution-oriented responses
• Continuously seek opportunities to enhance the client and workplace experience